מוצרים

ניהול מידע

 FILIGHT System

ניהול מידע וידע ב"אירגון חכם"
 

כללי

מערכת ניהול ידע שפותחה ע"י סופטטיילורס בע"מ שמטרתה לתמוך  ב"אירגון חכם" 

ארגון בו הידע מאורגן בצורה מסודרת ובו מסקנות ולקחים נשמרים.

לשם כך המערכת מאפשרת להעלות קבצי מסמכי ידע באופן מאורגן ומבוקר וכן לאתר במהירות ידע הנשמר בקבצים.

מטרות המערכת:

  1. תקשורת פנים ארגונית יעילה ועם גורמי חוץ בעלי הרשאה
  2. ניהול ידע – ארגון, בקרה, שמירה, שיתוף והנגשה של כל המסמכים, המידע והידע מסקנות ולקחים.
  3. ריכוז המידע – Single Point of Contac מניעת אובדן מידע בשל תקלות חומרה או גורם אנושי
  4. משמעת ואחידות בארגון ובניהול המסמכים
  5. גישה מרוכזת – גישה מבוזרת
  6. מנוע חיפוש – איתור מהיר של מסמכים.
  7. משרד ללא ניר

רשימת פיצ'רים:

מעטפת מידע מסביב לקובץ

לכל קובץ שמועלה למערכת יש טופס המגדיר אותו בעזרת כותרת, קטגוריות, מילות מפתח והרשאות בכמה רמות.

ייבוא קבצים בצבר (Batch)

למערכת יכולת לייבא באופן מהיר מספר גדול של קבצים
ולקטלג אותם על פי החוקיות שהגדיר בעל המערכת.
הדבר מאפשר להעלות קבצי מידע קיימים (אופיס,PDF, מסמכים סרוקים) ולהתחיל לעבוד
עם מערכת מעודכנת.

חיפוש חכם לאיתור מסמכים

החיפוש נעשה רק על קבצים המורשים למשתמש

החיפוש מדרג את התוצאות על פי חשיבות מילת החיפוש כך שהתוצאות מוצגות על פי הרלוונטיות שלהן (מילה שנמצאה בכותרת חשובה יותר מילה שנמצאה בתיאור וכו'.)

תקשורת בין משתמשי המערכת

משתמש יכול לסמן מסמכים לנמענים על מנת שיטפלו בהם. הודעה על מסמכים לטיפול הנמען נראית כאשר הוא נכנס למערכת וכן נשלחת אליו במייל.

משתמש יכול להוסיף הערות בטופס לגבי מסמך מסוים.

תוקף מסמך

מסמך יכול להיות מוגדר עם תוקף עד תאריך מסוים. לאחר שפג תוקפו המערכת מתריעה על ידי תצוגה ושליחת מייל לאחראי על המסמך.

בקרת מסמכים

למסמך יש כמה רמות הרשאה:

הגבוהה ביותר:  ניתן להוריד את המסמך, לשנותו ולעשות עדכון חזרה לשרת.

נמוכה : ניתן להוריד את המסמך ללא אפשרות להעלות עדכון חזרה לשרת.

הנמוכה ביותר:  ניתן לראות רק את טופס המסמך ללא המסמך עצמו.

במידה והמסמך יורד לעדכון הוא ננעל לעדכונים של אחרים עד אשר העדכון המקורי מסתיים.

סבב אישורים

ניתן להעלות מסמך לסבב אישורים.

המסמך יהיה נסתר למשתמשים עד אשר יאושר על ידי כל הגורמים.

דוחות

המנהל יכול לראות דוחות העוקבים אחרי השימוש במערכת.